Xuất nhập khẩu là hoạt động then chốt trong thương mại quốc tế, đóng vai trò đưa hàng hóa Việt Nam ra thế giới và đưa nguồn nguyên liệu, sản phẩm từ nước ngoài về thị trường trong nước. Tuy nhiên, trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp mới – thường gặp không ít khó khăn.

Một lỗi nhỏ trong khâu khai báo, chuẩn bị chứng từ hay nắm quy định pháp luật cũng có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị chậm thông quan, phát sinh chi phí, thậm chí bị phạt hành chính. Vì vậy, việc hiểu rõ những lỗi thường gặp và cách khắc phục là vô cùng cần thiết để tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các lỗi phổ biến trong thủ tục xuất nhập khẩu, đồng thời đưa ra giải pháp thực tế để bạn áp dụng ngay.

1. Lỗi về chứng từ – giấy tờ

1.1. Chuẩn bị chứng từ chưa đầy đủ

Đây là lỗi phổ biến nhất, thường gặp ở các doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu. Một bộ hồ sơ hải quan thường gồm:

- Hợp đồng thương mại (Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Tờ khai hải quan
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có yêu cầu
- Các giấy phép chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý)
Nhiều doanh nghiệp quên mất giấy phép nhập khẩu hoặc C/O, dẫn đến hàng hóa không được hưởng ưu đãi thuế, hoặc bị giữ tại cảng.

Cách khắc phục:

- Lập checklist chứng từ cho từng lô hàng.
- Phân công nhân sự chịu trách nhiệm kiểm tra chéo hồ sơ trước khi nộp.
- Sử dụng dịch vụ forwarder/đại lý hải quan uy tín nếu chưa quen quy trình.

1.2. Sai sót trong khai báo thông tin

Một lỗi khác thường gặp là sai thông tin trong hóa đơn, vận đơn hoặc tờ khai hải quan:

- Sai tên người gửi/người nhận.

- Sai mã HS code.

- Sai trọng lượng, số lượng hoặc trị giá hàng.

Cách khắc phục:

- Kiểm tra kỹ thông tin giữa các chứng từ để đảm bảo đồng nhất.
- Thường xuyên cập nhật quy định về mã HS code theo biểu thuế mới.
- Tham khảo hệ thống tra cứu HS code của Tổng cục Hải quan hoặc xin tư vấn từ chuyên gia.

2. Lỗi về mã HS code

Mã HS (Harmonized System) là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu và áp dụng chính sách quản lý. Sai mã HS có thể dẫn đến:

- Bị áp thuế sai (cao hơn hoặc thấp hơn)

- Không được hưởng ưu đãi từ hiệp định thương mại (FTA).

- Bị hải quan xử phạt hành chính.

Cách khắc phục:

- Nắm vững 6 quy tắc phân loại HS code theo WCO.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc gửi hồ sơ xin xác định trước mã HS code từ cơ quan hải quan.
- Sử dụng phần mềm, hệ thống tra cứu chính thức để tránh áp sai mã.

3. Lỗi về khai báo hải quan điện tử

Ngày nay, thủ tục xuất nhập khẩu chủ yếu thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp mới thường mắc lỗi:

- Chọn sai loại hình xuất nhập khẩu.
- Sai định mức nguyên phụ liệu (đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu).
- Gõ nhầm thông tin trong tờ khai.

Cách khắc phục:

- Đào tạo nhân sự sử dụng thành thạo hệ thống khai báo.
- Có ít nhất 2 nhân sự kiểm tra tờ khai trước khi gửi chính thức.
- Với hàng có thủ tục phức tạp, nên sử dụng dịch vụ đại lý hải quan.

4. Lỗi về nắm bắt quy định pháp luật

Hệ thống pháp luật về xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi: thuế suất, danh mục hàng cấm, hàng hạn chế, hàng phải kiểm dịch… Nhiều doanh nghiệp không cập nhật kịp thời, dẫn đến:

- Nhập hàng thuộc danh mục cấm.
- Thiếu giấy phép kiểm dịch, an toàn thực phẩm, kiểm định chất lượng.
- Chậm trễ thông quan do thiếu thủ tục bổ sung.

Cách khắc phục:

- Theo dõi website chính thức của Tổng cục Hải quan, Bộ Công Thương, Bộ Tài chính.
- Đăng ký nhận thông tin qua bản tin ngành.
- Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo chuyên ngành để cập nhật nhanh.

Xem thêm: Bí quyết đàm phán giá xuất khẩu thành công với khách hàng quốc tế

5. Lỗi trong quá trình vận tải – logistics

5.1. Chọn sai điều kiện Incoterms

Nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ về Incoterms nên thường chọn điều kiện bất lợi, dẫn đến đội chi phí hoặc gặp rủi ro.

Cách khắc phục:

- Nắm rõ trách nhiệm – chi phí – rủi ro của từng điều kiện Incoterms.
- Đàm phán kỹ với đối tác để chọn điều kiện phù hợp.

5.2. Quản lý vận chuyển chưa chặt chẽ

- Không mua bảo hiểm hàng hóa.
- Không giám sát lịch trình tàu/đường bay.

- Không chuẩn bị phương án dự phòng khi hàng bị kẹt cảng.

Cách khắc phục:

- Luôn mua bảo hiểm cho lô hàng giá trị cao.
- Theo dõi sát sao tình trạng hàng qua hệ thống tracking.
- Lập kế hoạch dự phòng (ví dụ chọn cảng thay thế, forwarder khác)

6. Lỗi về thanh toán quốc tế

Sai sót trong thanh toán cũng là rủi ro lớn:

- Chọn phương thức thanh toán không an toàn (T/T trả trước toàn bộ).
- Sai thông tin trong L/C (Letter of Credit).
- Bị gian lận từ đối tác không uy tín.

Cách khắc phục:

- Với đối tác mới, nên chọn L/C không hủy ngang hoặc đặt cọc thấp.

- Kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ thanh toán.

- Làm việc với ngân hàng uy tín, tham khảo tư vấn trước khi ký hợp đồng.

7. Một số lỗi khác thường gặp

- Không kiểm tra quy cách, chất lượng hàng trước khi xuất/nhập.

- Sai nhãn mác hàng hóa (thiếu tiếng Việt khi nhập khẩu).

- Không nộp thuế đúng hạn, dẫn đến phạt chậm nộp.

- Không lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo quy định (tối thiểu 5 năm).

Cách khắc phục:

- Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói/xuất hàng.

- Đảm bảo nhãn mác theo đúng quy định 

- Lập kế hoạch nộp thuế và lưu trữ chứng từ khoa học.

8. Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa các lỗi trên, doanh nghiệp cần:

Đào tạo nhân sự: Nhân viên xuất nhập khẩu phải được cập nhật kiến thức liên tục.

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp: Forwarder, đại lý hải quan, tư vấn logistics.

Ứng dụng công nghệ: Quản lý chứng từ điện tử, tracking vận đơn online.

Tham gia khóa học thực tế: Giúp nhân sự nắm chắc quy trình, tự tin xử lý tình huống.

Bạn có thể tham khảo khóa học về xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm uy tín hoặc website chính thức của Tổng cục Hải quan để cập nhật quy định mới nhất: Tổng cục Hải quan Việt Nam, Bộ Công Thương

Thủ tục xuất nhập khẩu luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp chưa quen quy trình hoặc thiếu cập nhật kiến thức. Những lỗi phổ biến như sai chứng từ, sai mã HS code, khai báo điện tử chưa chuẩn hay không nắm luật kịp thời đều có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian, chi phí và uy tín với đối tác. 

Tuy nhiên, nếu hiểu rõ và áp dụng các giải pháp khắc phục, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian thông quan và tối ưu chi phí logistics. Xuất nhập khẩu không khó, quan trọng là chuẩn bị kỹ lưỡng – cập nhật thường xuyên – và có chiến lược lâu dài. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau