Trong hoạt động xuất nhập khẩu, inquiry là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình giao dịch quốc tế. Dù bạn là nhân viên sales xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ, hay đang vận hành doanh nghiệp thương mại quốc tế, thì việc hiểu đúng – làm đúng – viết đúng inquiry là điều quyết định mức độ chuyên nghiệp và khả năng chốt deal thành công.

Bài viết này cung cấp giải thích chuyên sâu, quy trình chuẩn, cách viết inquiry, cùng nhiều lưu ý thực chiến được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai giao dịch quốc tế trong hơn hàng nghìn thương vụ XNK. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Inquiry trong xuất nhập khẩu là gì?

Inquiry trong xuất nhập khẩu là thư hỏi hàng, được gửi bởi người mua (importer) đến người bán (exporter) để yêu cầu thông tin về sản phẩm, giá, điều kiện giao hàng, chất lượng, chứng từ, thời gian giao hàng và các yếu tố liên quan khác.

Nói cách khác, inquiry là bước mở đầu của một giao dịch ngoại thương, đóng vai trò như một lời “mở chuyện” để xác định xem hai bên có phù hợp để tiến tới đàm phán hay không.

1.1. Bản chất của Inquiry

- Là thư yêu cầu báo giá nhưng không ràng buộc.

- Không có tính pháp lý như hợp đồng.

- Thể hiện thiện chí mua hàng.

- Là bước thu thập thông tin quan trọng của người mua.

1.2. Inquiry xuất hiện khi nào?

- Khi người mua tìm nhà cung cấp mới.

- Khi cần so sánh giá thị trường.

- Khi chuẩn bị cho một hợp đồng mua lớn.

- Khi muốn kiểm tra năng lực sản xuất – chất lượng – chính sách bán hàng của đối tác.

Ở các thị trường lớn như EU, Mỹ, Nhật, inquiry thường được soạn rất chuẩn mực và chi tiết. Nhưng tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi inquiry là bước quan trọng, dẫn đến mất cơ hội chỉ vì email thiếu chuyên nghiệp.

2. Vai trò của Inquiry trong xuất nhập khẩu

2.1. Với người mua (Importer)

Inquiry giúp:

- Nắm được giá FOB/CIF/EXW hoặc điều kiện Incoterms mong muốn

- Biết MOQ (Minimum Order Quantity)

- Biết khả năng sản xuất & tiến độ giao hàng

- Hiểu về chứng chỉ, tiêu chuẩn sản phẩm

- Lọc bớt những nhà cung cấp không phù hợp

Inquiry càng chi tiết, người mua càng dễ nhận được báo giá sát thực tế.

2.2. Với người bán (Exporter)

Inquiry giúp nhà xuất khẩu:

- Hiểu rõ nhu cầu thực sự của khách

- Đánh giá mức độ nghiêm túc của người mua

- Đưa ra quotation tối ưu

- Chuẩn bị tốt kế hoạch sản xuất – xuất hàng

- Tăng cơ hội ký hợp đồng

Một inquiry được viết đúng mực cho thấy khách hàng có kiến thức và thiện chí kinh doanh, và điều này giúp người bán ưu tiên hơn rất nhiều.

3. Nội dung của một Inquiry chuẩn quốc tế

Một inquiry tiêu chuẩn cần đủ 8 phần sau:

Thông tin của người mua: Tên công ty, địa chỉ, website, người liên hệ, chức vụ, email – số điện thoại. Tạo độ tin cậy cho đối tác.

Mô tả sản phẩm (Product Specification)

- Tên hàng bằng tiếng Anh chính xác

- Kích thước, màu sắc, thiết kế

- Tiêu chuẩn (FDA, CE, ISO…) nếu có

- Quy cách đóng gói

Đây là yếu tố quan trọng nhất để báo giá chính xác.

Số lượng dự kiến (Quantity)

Có thể là: Số lượng thử, số lượng cho đơn hàng đầu tiên, số lượng hàng tháng / hàng năm

Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Ví dụ: FOB Hai Phong, CIF Hamburg, EXW Factory

Điều kiện thanh toán (Payment term): T/T, L/C, DP, OA, Trả trước một phần

Thời gian giao hàng mong muốn: Lead time, thời gian sản xuất, thời gian dự kiến nhận hàng

Yêu cầu về chứng từ: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading/Airway Bill, CO (Form E, Form D…), CQ/COA nếu cần

Yêu cầu mẫu thử (Sample)

Nếu người mua muốn đánh giá chất lượng.

4. Cách viết Inquiry chuẩn – chuyên nghiệp – thuyết phục

Dưới đây là cấu trúc email inquiry mà các doanh nghiệp Châu Âu, Mỹ, Nhật Bản thường sử dụng.

4.1. Subject Line (Tiêu đề email)

Nên ngắn, rõ ràng:

- Inquiry for [Product Name] – [Company Name]

- Request for Quotation – [Product Name]

- New Purchase Inquiry from Vietnam

4.2. Mẫu Inquiry chuyên nghiệp

Dear [Supplier’s Name],

We are [Company Name], a trading company specializing in [...]. We are currently looking for a reliable supplier for the following product:

Product details: Product name, material, size, color, packing

Quantity: Trial order, annual volume

Incoterms: Please quote FOB [Port] and CIF [Destination Port].

Payment term: T/T 30% deposit and 70% balance after shipment (negotiable).

Required documents: Commercial Invoice, packing List, bill of Lading, certificate of Origin

Lead time:
Please confirm the production and delivery time.

Please send us your best quotation, product catalogue, and sample availability.
We look forward to your prompt reply.

Best regards,
[Name] – [Position]
[Company Name]
[Phone]
[Email]

Xem thêm: Ngành kinh doanh xuất nhập khẩu - Chìa khóa để doanh nghiệp Việt bứt phá toàn cầu

5. Những sai lầm phổ biến khi gửi Inquiry

Rất nhiều nhân viên mới hoặc doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm mắc lỗi dưới đây:

5.1. Không có mô tả sản phẩm rõ ràng

Viết “báo giá cho áo thun” → Nhà cung cấp không biết size, chất liệu, màu, GSM, kiểu dáng...

Kết quả: Báo giá sai – mất thời gian đôi bên.

5.2. Không ghi số lượng

Không ghi MOQ → Người bán không biết nên báo giá theo phân khúc nào.

5.3. Không nêu Incoterms

Thiếu FOB hay CIF → Báo giá không thể so sánh.

5.4. Viết inquiry quá ngắn

Chỉ viết: “Please quote price for this product.”

→ Bị đánh giá là spam.

5.5. Dùng email không chuyên nghiệp

Email @gmail hoặc không có chữ ký → Giảm uy tín ngay lập tức.

6. Kinh nghiệm thực chiến: cách để Inquiry được hồi đáp nhanh

Dựa vào kinh nghiệm triển khai giao dịch quốc tế, dưới đây là những cách giúp tỷ lệ nhà cung cấp trả lời inquiry tăng gấp 3 – 5 lần

Gửi cho đúng người phụ trách Sales Export

Không gửi cho info@
Hãy tìm email: export@company, sales@company, international.sales@...

Đính kèm hình ảnh minh họa: Ai cũng thích thư hỏi hàng có hình ảnh.

Gửi vào giờ làm việc của họ

Nếu gửi sang Mỹ → gửi từ 9 PM – 11 PM giờ VN
Nếu gửi sang EU → gửi từ 2 PM – 5 PM

Viết inquiry đủ thông tin nhưng ngắn gọn

Tối ưu nhất là từ 120–200 từ.

Có chữ ký email chuyên nghiệp

Bao gồm: Logo, Website, Chức danh → Tăng độ tin cậy.

7. Phân biệt Inquiry – Quotation – Offer – Purchase Order

Đây là điểm hay bị nhầm, đặc biệt với người mới.

Thuật ngữ	Người phát hành	Ý nghĩa	Ràng buộc pháp lý
Inquiry	Buyer	Hỏi thông tin	Không
Quotation	Seller	Báo giá	Không
Offer	Seller	Chào hàng chính thức	Có thể có (Firm Offer)
Purchase Order	Buyer	Đặt hàng	Bắt đầu có ràng buộc

Inquiry chỉ là bước khởi đầu, nhưng chất lượng inquiry quyết định chất lượng báo giá.

8. Tầm quan trọng của Inquiry trong chuỗi giao dịch xuất nhập khẩu

Inquiry là nền tảng của:

- Quy trình mua hàng quốc tế

- Đàm phán hợp đồng

- Xác định chi phí cước, thuế, logistics

- Kiểm soát rủi ro giá và rủi ro hợp đồng

- Phân tích năng lực nhà cung cấp

Một inquiry tốt giúp doanh nghiệp:

- Có báo giá chính xác

- Tránh tranh chấp về chất lượng

- Tối ưu chi phí logistics

- Tăng tốc độ đàm phán

- Chốt được nhà cung cấp phù hợp nhất

Inquiry trong xuất nhập khẩu là bước “khởi động” của mọi giao dịch ngoại thương. Dù không có tính pháp lý, nhưng nó là cửa ngõ quan trọng quyết định chất lượng báo giá, tốc độ đàm phán, và khả năng ký hợp đồng thành công.

Một inquiry chuyên nghiệp cần: Nội dung rõ ràng, hình ảnh minh họa, mô tả sản phẩm chi tiết, iIncoterms – số lượng – thời gian giao hàng, ngôn ngữ lịch sự, chuẩn mực, cấu trúc email tiêu chuẩn quốc tế

Trong thế giới xuất nhập khẩu đầy cạnh tranh, người mua hoặc nhân viên XNK nào làm tốt bước inquiry sẽ luôn có lợi thế lớn, tối ưu được thời gian, chi phí và nhanh chóng tìm được đối tác phù hợp. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau