Trong 10 năm gắn bó với nghề xuất nhập khẩu, có một điều tôi luôn nhấn mạnh với các bạn trẻ mới vào nghề: khai báo hải quan chính là khâu quyết định hàng hóa của bạn có thể ra thế giới hay không.

Nhiều người nghĩ khai báo hải quan chỉ là điền vài thông tin, nộp tờ khai cho có. Nhưng thực tế, một sai sót nhỏ có thể khiến hàng hóa bị kẹt cả tuần, doanh nghiệp mất hàng trăm triệu đồng chi phí lưu kho, thậm chí lỡ cả hợp đồng lớn với đối tác quốc tế.

Chính vì vậy, hiểu rõ và làm đúng khai báo hải quan không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nghệ thuật quản lý rủi ro và tối ưu chi phí. Hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc người khai (doanh nghiệp hoặc cá nhân) cung cấp thông tin về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cho cơ quan hải quan thông qua tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.

Đơn giản mà nói: bạn muốn đưa hàng qua biên giới thì phải “trình làng” với hải quan. Còn làm thế nào để “trình” cho chuẩn, để hàng đi thông suốt, đó là câu chuyện cả một quá trình học hỏi và tích lũy kinh nghiệm.

2. Vai trò của khai báo hải quan trong chuỗi cung ứng

Từ kinh nghiệm thực tế, tôi thấy khai báo hải quan đóng 4 vai trò cốt lõi:

- Bảo đảm tuân thủ pháp luật: Không khai báo hoặc khai báo sai có thể bị phạt, truy thu thuế, thậm chí bị liệt vào “danh sách đen”.

- Thông quan nhanh – tối ưu thời gian: Thời gian là tiền bạc. Một lô hàng chậm một ngày có thể làm đứt gãy cả chuỗi cung ứng.

- Tiết kiệm chi phí logistics: Khai báo chuẩn giúp tránh chi phí lưu kho, lưu bãi, phí DEM/DET.

- Xây dựng uy tín doanh nghiệp: Doanh nghiệp khai báo chuyên nghiệp được cả đối tác lẫn hải quan đánh giá cao.

Ví dụ: Có doanh nghiệp thủy sản mà tôi từng tư vấn, chỉ nhờ cải thiện quy trình khai báo, họ đã giảm được hơn 30% chi phí phát sinh lưu container mỗi năm.

3. Từ khai báo thủ công đến khai báo điện tử

Giờ đây, với hệ thống VNACCS/VCIS, toàn bộ quy trình đã số hóa:

- Nộp tờ khai trực tuyến.

- Ký số thay cho chữ ký tay.

- Lưu trữ chứng từ điện tử.

- Phân luồng tự động.

Điều này giúp tiết kiệm 70–80% thời gian so với trước kia. Tuy nhiên, số hóa không có nghĩa là đơn giản hơn, mà đòi hỏi nhân viên khai báo hải quan phải có kiến thức, kỹ năng công nghệ và sự cẩn trọng cao hơn.

4. Quy trình khai báo hải quan điện tử 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Bao gồm hợp đồng, invoice, packing list, bill of lading, C/O (nếu có), giấy phép (nếu hàng thuộc diện quản lý).
Kinh nghiệm thực tế: Luôn yêu cầu đối tác nước ngoài gửi chứng từ scan trước để kiểm tra, tránh sai sót khi hàng về cảng.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống VNACCS

Sử dụng chữ ký số và chọn loại hình khai báo (xuất khẩu, nhập khẩu, gia công, sản xuất xuất khẩu…).

Bước 3: Nhập dữ liệu

Đây là bước dễ sai sót nhất, đặc biệt là mã HS code và trị giá tính thuế.
Kinh nghiệm: Tôi thường kiểm tra chéo HS code bằng cả hệ thống hải quan và dữ liệu từ cộng đồng logistics để giảm rủi ro.

Bước 4: Hệ thống phân luồng

- Luồng xanh: Thông quan ngay.

- Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ.

- Luồng đỏ: Kiểm tra chứng từ và kiểm hóa hàng thực tế.

Nhiều doanh nghiệp lo sợ luồng đỏ, nhưng thực tế, nếu hồ sơ chuẩn và hàng đúng khai báo, thì đây cũng là cơ hội để chứng minh uy tín với hải quan.

Bước 5: Nộp thuế

Thanh toán qua ngân hàng điện tử.
Lưu ý: Luôn kiểm tra tình trạng “chấp nhận nộp thuế” trên hệ thống để tránh lỗi kỹ thuật gây chậm trễ.

Bước 6: Thông quan

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, hàng chính thức được thông quan.

Xem thêm: Hành Trình Trở Thành Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Từ Con Số 0

5. Những kỹ năng quan trọng của nhân viên khai báo hải quan

Sau 10 năm làm nghề, tôi đúc rút 5 nhóm kỹ năng cốt lõi:

- Kiến thức pháp luật và thuế quan: Luôn cập nhật Thông tư, Nghị định mới.

- Phân loại mã HS chuẩn: Đây là “xương sống” để xác định mức thuế.

- Ngoại ngữ chuyên ngành: Đọc hiểu chứng từ, trao đổi với đối tác.

- Công nghệ thông tin: Thành thạo phần mềm ECUS, VNACCS.

- Kỹ năng mềm: Giao tiếp, thương lượng, xử lý tình huống khi phát sinh vấn đề.

Tôi từng hướng dẫn một nhân viên mới: chỉ trong 6 tháng, từ chỗ lúng túng với hệ thống, bạn ấy đã có thể xử lý luồng đỏ độc lập  nhờ kết hợp cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.

6. Những khó khăn phổ biến và cách giải quyết

Sai mã HS code

- Nguyên nhân: Hàng hóa khó phân loại, nhân viên thiếu kinh nghiệm.

- Giải pháp: Tra cứu tại trang hải quan, tham khảo ý kiến chuyên gia, thậm chí xin công văn trước mã HS.

Chậm chứng từ

- Nguyên nhân: Đối tác gửi muộn hoặc nội bộ thiếu phối hợp.

- Giải pháp: Checklist chứng từ ngay từ khi ký hợp đồng, nhận bản scan trước khi hàng về.

Lúng túng khi bị phân luồng đỏ

- Nguyên nhân: Nhân viên chưa quen với kiểm hóa.

- Giải pháp: Chuẩn bị hồ sơ kỹ, cử người có kinh nghiệm đi cùng, lập sổ tay “xử lý luồng đỏ” cho nội bộ.

Quy định thay đổi liên tục

- Nguyên nhân: Nhà nước thường xuyên ban hành thông tư mới.

- Giải pháp: Luôn cập nhật thông tin từ Tổng cục Hải quan, tham gia hội thảo, đào tạo định kỳ.

7. Kinh nghiệm “xương máu” sau 10 năm

- Không bao giờ chủ quan với chứng từ. Sai một chi tiết nhỏ, thiệt hại có thể hàng chục nghìn USD.

- Luôn dự phòng tình huống xấu. Ví dụ: hàng có thể bị luồng đỏ, vậy hãy chuẩn bị thêm 1–2 ngày trong kế hoạch giao hàng.

- Xây dựng mối quan hệ tốt với hải quan. Đây không phải “chạy chọt”, mà là sự phối hợp minh bạch, đúng luật, để khi có vấn đề, bạn dễ dàng trao đổi và xử lý.

- Ghi chép kinh nghiệm sau mỗi lô hàng. Đây là “cẩm nang sống” của một nhân viên khai báo hải quan giỏi.

8. Xu hướng khai báo hải quan trong tương lai

- Tự động hóa và AI: Hệ thống AI sẽ hỗ trợ gợi ý mã HS, phát hiện sai sót.

- Hải quan số 100%: Giảm tối đa tiếp xúc trực tiếp.

- Liên thông quốc tế: Kết nối dữ liệu hải quan giữa các nước.

- Doanh nghiệp uy tín được ưu tiên: Hệ thống quản lý rủi ro sẽ tạo thuận lợi cho những đơn vị “sạch” hồ sơ.

Khai báo hải quan không chỉ là một thủ tục, mà là nghệ thuật quản lý rủi ro và tối ưu chuỗi cung ứng. Nếu bạn là người mới, đừng sợ hãi. Hãy bắt đầu bằng việc học cách đọc chứng từ, phân loại HS, và làm quen với VNACCS. Cứ mỗi lô hàng bạn đi qua, bạn sẽ vững vàng hơn một chút.

Và một ngày nào đó, bạn sẽ nhìn lại và mỉm cười: “À, hóa ra thứ từng làm mình lo lắng nhất lại chính là thứ đưa mình thành chuyên gia trong ngành”. 

Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau