Trong môi trường kinh doanh toàn cầu, email là phương tiện giao tiếp chính của mọi doanh nghiệp. Với khách hàng quốc tế, mỗi email bạn gửi đi đều ảnh hưởng đến ấn tượng, sự tin tưởng và khả năng hợp tác lâu dài. Bởi vậy, nắm vững cách viết email chuyên nghiệp không chỉ là kỹ năng mà còn là yếu tố sống còn với người làm xuất nhập khẩu, sales B2B quốc tế, logistics, thương mại điện tử xuyên biên giới…
Bài viết này cung cấp hướng dẫn CHI TIẾT – THỰC CHIẾN – ĐẦY ĐỦ nhất về cách viết email chuyên nghiệp cho khách hàng quốc tế kèm cấu trúc rõ ràng, checklist, mẫu email và các lưu ý để tăng tỷ lệ phản hồi vượt trội. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Vì sao phải nắm vững cách viết email chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng quốc tế?
Để thành công trong môi trường làm việc quốc tế, giao tiếp hiệu quả qua email là điều bắt buộc. Dưới đây là những lý do cho thấy tầm quan trọng của cách viết email chuyên nghiệp:
1.1. Email là bộ mặt thương hiệu của bạn
Với khách hàng quốc tế, bạn không có nhiều cơ hội gặp trực tiếp. Email chính là thứ họ nhìn thấy đầu tiên, và dựa vào đó để đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bạn.
Nếu bạn viết email: thiếu bố cục, sai chính tả, thiếu thông tin, hoặc dài dòng khách hàng sẽ nghĩ bạn thiếu chuyên môn.
Ngược lại, một email rõ ràng, chuẩn quốc tế sẽ chứng minh bạn là người nghiêm túc và đáng tin cậy.
1.2. Giảm rủi ro hiểu lầm do khác biệt văn hóa
Trong thương mại quốc tế, khác biệt văn hóa có thể dẫn đến: hiểu sai ý, tranh cãi không cần thiết. hợp đồng bị trì hoãn
Cách viết email chuyên nghiệp giúp hạn chế tối đa những rủi ro này bằng cách: diễn đạt rõ ràng, dùng ngôn ngữ trung tính, tránh từ ngữ mơ hồ, đưa thông tin theo cấu trúc
1.3. Tăng tỷ lệ phản hồi và tỷ lệ chốt đơn
Khách hàng quốc tế bận rộn, họ rất thích sự: ngắn gọn, rõ ràng, có trọng tâm, quyết đoán
Một email chuyên nghiệp khiến họ dễ đọc – hiểu – trả lời. Điều này giúp đẩy nhanh tiến độ giao dịch, tăng khả năng chốt đơn thành công.
2. Cấu trúc email chuẩn quốc tế – nền tảng của cách viết email chuyên nghiệp
Đây là phần quan trọng nhất. Dù viết email ở bất kỳ tình huống nào, bạn phải tuân thủ cấu trúc chuẩn dưới đây để đảm bảo tính chuyên nghiệp:
- Subject (Tiêu đề email) – Ngắn gọn, rõ ý
Tiêu đề là yếu tố quyết định khách có mở email của bạn hay không.
Cách viết email chuyên nghiệp yêu cầu: Ngắn (dưới 12 từ), rõ ràng, thể hiện đúng nội dung chính
Ví dụ:
✔ Quotation for Water Hyacinth Basket – Order 2,000 pcs
✔ Follow-up on PI #278
✔ Request for Updated Packaging Details
Tránh:
“Hello”, “Important”, “Need your answer” — không chuyên nghiệp.
- Greeting (Lời chào) – Lịch sự và chuẩn mực
Ví dụ:
- Dear Mr. John,
- Dear Ms. Anna,
- Dear Purchasing Team,
Tránh:
“Hi friend”, “Dear sir”, “Hello dear” (thiếu tính chuyên nghiệp).
- Introduction (Giới thiệu lý do viết email)
Ngay câu đầu tiên phải đi thẳng vào vấn đề.
Ví dụ:
- I am writing to send you the updated quotation as requested.
- I would like to follow up on the sample status.
- I am contacting you regarding the shipment details of order #1023.
Giữ câu ngắn – rõ – không vòng vo.
- Main content (Nội dung chính)
Khi làm việc với khách quốc tế, hãy ưu tiên: gạch đầu dòng, đoạn văn ngắn, trình bày theo thứ tự logic
Ví dụ một nội dung email gửi báo giá:
- Product: Bamboo Picnic Box
- Quantity: 1,000 pcs
- Price: USD 3.25/pc
- Lead time: 20–25 days
- Packaging: Export standard carton
- Payment term: T/T 30% deposit
Cách trình bày như vậy giúp người đọc nắm thông tin nhanh chóng.
- CTA (Kêu gọi hành động rõ ràng)
Luôn kết thúc nội dung bằng một yêu cầu cụ thể:
✔ Please confirm so we can prepare the PI.
✔ Kindly advise your preferred shipping method.
✔ Please review and share your feedback.
Tránh:
“Hope to hear from you soon” — vì thiếu mục đích rõ ràng.
Closing (Lời kết)
Các mẫu kết phổ biến: Thank you for your time., looking forward to your reply, have a great day.
Signature (Chữ ký chuyên nghiệp)
Một chữ ký chuẩn quốc tế giúp tăng độ tin cậy:
Ví dụ chữ ký chuẩn:
Maily
Sales Executive
Han Exim
WhatsApp: +84 xxx
Email: ****
Website: www.hanexim.edu.vn
Address: Hanoi, Vietnam
Xem thêm: Hiểu rõ điều kiện thương mại quốc tế để tránh rủi ro khi xuất nhập khẩu
3. Các nguyên tắc vàng trong cách viết email chuyên nghiệp cho khách hàng quốc tế
3.1. Ưu tiên câu ngắn, từ đơn giản
Khách hàng quốc tế đến từ nhiều nước, trình độ tiếng Anh khác nhau.
Luôn dùng câu ngắn, không quá 15–18 từ/câu.
Ví dụ:
✔ “Please find the updated price list below.”
✔ “We can arrange delivery within 20 days.”
3.2. Tránh thành ngữ, nói giảm nói tránh, từ văn nói
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là dùng văn phong Việt chuyển dịch sang tiếng Anh, khiến khách không hiểu.
Ví dụ cần tránh:
x “We really hope you may kindly consider this again.”
✔ “Please review this request and let us know your decision.”
3.3. Không viết dài dòng
Email dài hoặc lan man khiến khách hàng bỏ qua.
Nội dung tối ưu: 90–150 từ.
Những email phức tạp phải dùng bullet points để dễ đọc.
3.4. Kiểm tra chính tả và tên người nhận
Việc viết sai tên khách hàng là lỗi nghiêm trọng. Đó là lý do cách viết email chuyên nghiệp luôn yêu cầu kiểm tra kỹ trước khi bấm gửi.
3.5. Gửi kèm tài liệu với tên file rõ ràng
Tên file phải chuyên nghiệp và liên quan đến nội dung.
Ví dụ:
- Quotation_KingCraftViet_2025.pdf
- PI_Invoice_00023.pdf
- Product_Photoset_BambooBasket.zip
3.6. Tôn trọng múi giờ quốc tế
Gửi email đúng giờ làm việc của khách giúp tăng tỷ lệ phản hồi.
Ví dụ:
- Mỹ: 9:00 PM – 1:00 AM GMT+7
- EU: 2:00 PM – 6:00 PM GMT+7
- Úc: 5:00 AM – 2:00 PM GMT+7
4. Các loại email thường gặp khi làm việc với khách hàng quốc tế
Đây là phần rất quan trọng bởi trong thương mại quốc tế, email có rất nhiều mục đích. Nắm rõ từng loại sẽ giúp bạn chủ động hơn.
Email giới thiệu sản phẩm: Dùng khi tìm khách mới (B2B cold email).
Email báo giá (Quotation): Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, có bảng giá kèm theo.
Email nhắc phản hồi (Follow-up): Không được thúc ép quá mạnh, dùng giọng nhẹ nhàng nhưng rõ mục đích.
Email xác nhận đơn hàng: Thông tin phải chính xác tuyệt đối: số lượng, mẫu mã, đơn giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), tiến độ sản xuất
Email giải thích hoặc xử lý vấn đề: Ví dụ: chậm tiến độ, lỗi sản phẩm, cập nhật quy trình QC.
Email hậu mãi: Cực kỳ quan trọng để giữ khách.
5. Checklist cuối cùng: 12 tiêu chí để viết email chuyên nghiệp
-
Tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
-
Gọi đúng tên người nhận
-
Mở đầu đi thẳng vấn đề
-
Câu văn đơn giản
-
Đoạn ngắn, không dài dòng
-
Trình bày theo bullet points
-
Không mắc lỗi ngữ pháp
-
File đính kèm rõ tên
-
CTA có mục tiêu rõ ràng
-
Giọng văn trung tính
-
Lời kết lịch sự
-
Chữ ký đầy đủ thông tin
Nếu email của bạn đạt 12/12 mục, bạn đã nắm vững cách viết email chuyên nghiệp chuẩn quốc tế.
Trong thương mại quốc tế, email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là nền tảng để xây dựng uy tín, tạo mối quan hệ và duy trì hợp tác lâu dài. Để thành công, bạn cần nắm vững cách viết email chuyên nghiệp thông qua: cấu trúc email chuẩn quốc tế, ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, thái độ lịch sự, thông tin chính xác, trình bày khoa học
Một email chuẩn giúp bạn thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, đồng thời tăng tỷ lệ phản hồi, giảm rủi ro hiểu nhầm và tăng khả năng chốt đơn với khách hàng toàn cầu. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!