Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không phải lúc nào yếu tố quyết định cũng nằm ở giá mua, giá bán hay phương thức vận chuyển. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, thậm chí thiệt hại lớn, chỉ vì khâu khai báo hải quan không được thực hiện đúng cách. Và người chịu trách nhiệm trực tiếp cho công việc này chính là nhân viên khai báo hải quan.

Đây là vị trí đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu, tư duy pháp lý rõ ràng và tinh thần trách nhiệm cao. Tuy không phải là nghề “hào nhoáng”, nhưng nhân viên khai báo hải quan lại là mắt xích quan trọng bảo đảm sự thông suốt của dòng chảy hàng hóa quốc tế. Bài viết này sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về nghề nghiệp này dưới góc nhìn toàn diện và thực tế. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Bản chất nghề nhân viên khai báo hải quan

Nhân viên khai báo hải quan là người trực tiếp thực hiện việc khai báo thông tin hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu với cơ quan hải quan theo đúng quy định pháp luật. Họ không chỉ nhập dữ liệu vào hệ thống, mà còn chịu trách nhiệm kiểm soát tính hợp pháp của toàn bộ hồ sơ thông quan.

Điểm cốt lõi của nghề này nằm ở ba yếu tố:

- Hiểu đúng bản chất hàng hóa

- Nắm chắc quy định pháp luật

- Khai báo chính xác, kịp thời

Có thể nói, nhân viên khai báo hải quan chính là người chuyển hóa thông tin thương mại thành dữ liệu pháp lý để nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu.

2. Vai trò của nhân viên khai báo hải quan trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc logistics, nhân viên khai báo hải quan giữ vai trò:

- Đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ

- Giảm thiểu rủi ro về thuế và xử phạt hành chính

- Góp phần tối ưu chi phí vận hành

- Bảo vệ uy tín doanh nghiệp trước cơ quan quản lý

Một nhân viên khai báo thiếu kinh nghiệm có thể khiến doanh nghiệp:

- Bị luồng đỏ kéo dài

- Bị truy thu thuế sau thông quan

- Phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi

- Gặp rắc rối pháp lý lâu dài

Vì vậy, chất lượng của nhân viên khai báo hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

3. Các nhóm công việc chính của nhân viên khai báo hải quan

3.1. Tiếp nhận và phân tích hồ sơ xuất nhập khẩu

Trước khi khai báo, nhân viên khai báo cần tiếp nhận và đọc hiểu toàn bộ bộ chứng từ, bao gồm: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Điều quan trọng không phải là “có đủ giấy tờ”, mà là tính thống nhất và logic giữa các chứng từ.

Trong thực tế, rất nhiều lô hàng bị ách tắc do:

- Tên hàng trên invoice khác packing list

- Đơn vị tính không đồng nhất

- Mô tả hàng hóa quá sơ sài

3.2. Phân loại hàng hóa và xác định mã HS

Phân loại hàng hóa là nghiệp vụ mang tính chuyên môn cao, đòi hỏi người làm nghề phải:

- Hiểu rõ cấu tạo, công dụng, nguyên lý hoạt động của hàng hóa

- Tra cứu biểu thuế và chú giải HS

- So sánh với các mặt hàng tương tự

Mã HS quyết định: Thuế suất nhập khẩu, chính sách quản lý, điều kiện hưởng ưu đãi thuế

Sai mã HS không chỉ là lỗi nghiệp vụ, mà còn là rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

3.3. Khai báo hải quan trên hệ thống điện tử

Sau khi hoàn thiện thông tin, nhân viên khai báo tiến hành:

- Lập tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu

- Truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS

- Theo dõi kết quả phân luồng

Ở giai đoạn này, tốc độ và độ chính xác đều quan trọng. Một thao tác nhầm lẫn nhỏ cũng có thể khiến tờ khai phải hủy hoặc sửa đổi nhiều lần.

3.4. Xử lý nghiệp vụ trong quá trình thông quan

Khi phát sinh yêu cầu từ cơ quan hải quan, nhân viên khai báo cần:

- Chuẩn bị hồ sơ giải trình

- Bổ sung chứng từ

- Trực tiếp trao đổi nghiệp vụ với cán bộ hải quan

Đây là giai đoạn mà kinh nghiệm thực tế và kỹ năng giao tiếp phát huy vai trò rõ rệt.

Xem thêm: Tìm hiểu nghề nhân viên chứng từ logistics: Làm gì và cần chuẩn bị gì

4. Kiến thức nền tảng mà nhân viên khai báo hải quan cần có

Kiến thức pháp luật hải quan

Người làm nghề cần thường xuyên cập nhật: Luật Hải quan, các nghị định, thông tư hướng dẫn, quy định về thuế xuất nhập khẩu, chính sách quản lý theo từng mặt hàng

Pháp luật hải quan thay đổi liên tục, do đó học tập là yêu cầu bắt buộc trong suốt quá trình làm nghề.

Hiểu biết về hoạt động xuất nhập khẩu

Ngoài nghiệp vụ hải quan, nhân viên khai báo cần có kiến thức về: Incoterms, thanh toán quốc tế, vận tải và bảo hiểm, quy trình logistics

Những kiến thức này giúp người khai báo hiểu đúng bối cảnh giao dịch, tránh khai báo máy móc.

5. Những thách thức thường gặp trong nghề khai báo hải quan

- Áp lực thời gian thông quan

- Trách nhiệm lớn khi xảy ra sai sót

- Chính sách thay đổi nhanh

- Hàng hóa ngày càng đa dạng và phức tạp

Nghề này không phù hợp với người: Thiếu cẩn trọng, ngại học hỏi, làm việc theo cảm tính

Tuy nhiên, nếu vượt qua giai đoạn đầu, người làm nghề sẽ tích lũy được giá trị chuyên môn rất bền vững.

6. Lộ trình phát triển của nhân viên khai báo hải quan

Giai đoạn cơ bản

- Làm quen chứng từ

- Khai báo các lô hàng đơn giản

- Hiểu quy trình thông quan

Giai đoạn trung cấp

- Xử lý hàng phức tạp

- Phân loại HS khó

- Làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan

Giai đoạn chuyên sâu

- Trở thành chuyên viên hải quan

- Quản lý nghiệp vụ khai báo

- Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp

Nghề này càng làm lâu, giá trị nghề nghiệp càng cao.

7. Góc nhìn thực tế: Vì sao doanh nghiệp cần nhân viên khai báo hải quan giỏi?

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng siết chặt quản lý:

- Cơ quan hải quan tăng cường kiểm tra sau thông quan

- Doanh nghiệp đối mặt nhiều rủi ro pháp lý hơn

Một nhân viên khai báo hải quan giỏi giúp doanh nghiệp:

- Chủ động phòng ngừa rủi ro

- Xây dựng hồ sơ tuân thủ tốt

- Hoạt động xuất nhập khẩu ổn định, bền vững

Nhân viên khai báo hải quan không chỉ là người thực hiện thủ tục, mà là người bảo vệ tính pháp lý cho toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là nghề đòi hỏi sự nghiêm túc, kiên trì và tinh thần học hỏi không ngừng.

Đối với những ai mong muốn theo đuổi một nghề ổn định, có chiều sâu chuyên môn và giá trị lâu dài, khai báo hải quan là lựa chọn đáng đầu tư. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau