Trong thương mại quốc tế, hàng hóa chỉ được phép lưu thông qua biên giới khi đã hoàn thành đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định của quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu. Tại Việt Nam, quy trình khai báo hải quan là bước bắt buộc, mang tính pháp lý cao và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, nhiều lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt hành chính không xuất phát từ yếu tố thị trường, mà đến từ việc khai báo hải quan chưa chính xác hoặc chưa đúng quy trình. Vì vậy, việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình khai báo hải quan không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và giảm rủi ro vận hành. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khai Báo Hải Quan Là Gì? Vì Sao Quy Trình Này Có Vai Trò Quan Trọng?
1.1 Khái Niệm Khai Báo Hải Quan
Khai báo hải quan là việc người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền cung cấp đầy đủ, trung thực các thông tin liên quan đến hàng hóa cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử. Các thông tin này bao gồm: đặc điểm hàng hóa, mã HS, trị giá, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, chính sách thuế và điều kiện giao hàng.
Hiện nay, toàn bộ hoạt động khai báo được thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS, giúp tự động hóa quá trình tiếp nhận, phân tích rủi ro và xử lý tờ khai.
1.2 Vai Trò Của Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Quy trình khai báo hải quan đóng vai trò then chốt ở nhiều khía cạnh:
- Là căn cứ để cơ quan hải quan xác định tính hợp pháp của hàng hóa
- Là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu và các nghĩa vụ tài chính liên quan
- Giúp nhà nước kiểm soát hàng hóa, chống gian lận thương mại
- Giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch giao nhận, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng
Một quy trình khai báo được thực hiện bài bản sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, hạn chế kiểm tra thực tế và nâng cao mức độ tuân thủ pháp luật.
1.3. Cơ Sở Pháp Lý Điều Chỉnh Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Quy trình khai báo hải quan tại Việt Nam hiện nay được xây dựng và thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật chủ yếu sau:
- Luật Hải quan năm 2014 và các văn bản sửa đổi, bổ sung
- Các Nghị định và Thông tư hướng dẫn của Chính phủ và Bộ Tài chính
- Quy định về thủ tục hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS
- Các quy định chuyên ngành của Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp… (tùy mặt hàng)
Việc nắm rõ cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp khai báo đúng ngay từ đầu và tránh các sai sót mang tính hệ thống.
2. Quy Trình Khai Báo Hải Quan Chi Tiết Theo Thực Tế Áp Dụng
Dưới đây là quy trình khai báo hải quan phổ biến và đang được áp dụng trên thực tế, phù hợp cho cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu.
2.1. Chuẩn Bị Điều Kiện Kỹ Thuật Và Thông Tin Doanh Nghiệp
Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Đã đăng ký mã số doanh nghiệp với cơ quan hải quan
- Có chữ ký số hợp lệ được chấp nhận trên hệ thống hải quan
- Sử dụng phần mềm khai báo hải quan được cấp phép (như ECUS, VNACCS…)
Đây là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể gửi và ký tờ khai điện tử.
2.2. Chuẩn Bị Hồ Sơ Khai Báo Hải Quan
Hồ sơ khai báo cần được chuẩn bị đầy đủ và đồng bộ trước khi lên tờ khai. Bộ chứng từ cơ bản thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán ngoại thương
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có
- Giấy phép, chứng từ quản lý chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện kiểm soát)
Việc rà soát kỹ hồ sơ trước khi khai báo giúp hạn chế nguy cơ bị phân luồng vàng hoặc đỏ.
2.3. Khai Tờ Khai Hải Quan Trên Hệ Thống Điện Tử
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người khai tiến hành nhập dữ liệu tờ khai trên hệ thống. Các thông tin quan trọng cần khai báo bao gồm: Loại hình xuất nhập khẩu, thông tin người xuất khẩu – nhập khẩu, mã HS của từng mặt hàng, trị giá tính thuế, điều kiện giao hàng theo Incoterms, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng
Tờ khai sau khi hoàn thiện sẽ được ký số và gửi trực tiếp đến hệ thống xử lý của hải quan.
2.4. Phân Luồng Tờ Khai Và Xử Lý Theo Từng Trường Hợp
Hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng tờ khai dựa trên tiêu chí quản lý rủi ro:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, chứng từ
- Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa
Việc phân luồng không mang tính ngẫu nhiên mà phản ánh mức độ tuân thủ và lịch sử khai báo của doanh nghiệp.
2.5. Kiểm Tra Thực Tế Hàng Hóa (Nếu Có)
Trong trường hợp tờ khai bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa. Nội dung kiểm tra thường tập trung vào:
- Chủng loại, số lượng hàng
- Mã HS và mô tả hàng hóa
- Sự phù hợp giữa hàng thực tế và hồ sơ khai báo
Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, tờ khai sẽ được tiếp tục xử lý để thông quan.
2.6. Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế Và Các Khoản Phí
Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp các khoản thuế theo thông báo của cơ quan hải quan, bao gồm: Thuế nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với một số mặt hàng)
Việc nộp thuế hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua hình thức thanh toán điện tử liên thông với ngân hàng.
2.7. Thông Quan Và Nhận Hàng
Khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và không còn vướng mắc về hồ sơ, hệ thống hải quan sẽ xác nhận thông quan. Doanh nghiệp có thể tiến hành các thủ tục nhận hàng tại cảng, kho hoặc sân bay theo kế hoạch đã định.
Xem thêm: Sale xuất nhập khẩu dành cho người muốn phát triển sự nghiệp kinh doanh quốc tế
3. Những Sai Sót Thường Gặp Trong Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Một số lỗi phổ biến doanh nghiệp thường gặp bao gồm:
- Khai sai mã HS dẫn đến sai thuế suất
- Trị giá khai báo không phù hợp với chứng từ
- Thiếu hoặc sai chứng từ quản lý chuyên ngành
- Không cập nhật kịp thời chính sách mới
Những sai sót này không chỉ làm chậm thông quan mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
4. Lợi Ích Khi Thực Hiện Đúng Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Việc tuân thủ đúng quy trình khai báo hải quan mang lại nhiều lợi ích thiết thực: Rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí lưu kho, lưu bãi, hạn chế rủi ro pháp lý, nâng cao uy tín của doanh nghiệp với đối tác và cơ quan quản lý
Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng hệ thống xuất nhập khẩu bền vững và chuyên nghiệp.
5. Xu Hướng Hoàn Thiện Quy Trình Khai Báo Hải Quan Trong Thời Gian Tới
Trong thời gian tới, quy trình khai báo hải quan tại Việt Nam tiếp tục được định hướng theo các xu hướng:
- Đẩy mạnh chuyển đổi số và tự động hóa
- Tăng cường kết nối dữ liệu giữa hải quan – ngân hàng – logistics
- Giảm chồng chéo trong kiểm tra chuyên ngành
- Nâng cao vai trò của quản lý rủi ro thay cho kiểm tra thủ công
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật để thích ứng với các thay đổi này.
Quy trình khai báo hải quan là mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm vững bản chất, thực hiện đúng từng bước và cập nhật kịp thời các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đối với những doanh nghiệp đang mở rộng thị trường quốc tế, đầu tư vào kiến thức và quy trình khai báo hải quan chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững lâu dài. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau