Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận đơn đường biển (Bill of Lading) là một chứng từ vô cùng quan trọng, được ví như “tấm vé” đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa trên hành trình quốc tế. Tuy nhiên, song song với loại Original Bill of Lading (vận đơn gốc), các doanh nghiệp ngày càng sử dụng hai hình thức điện tử linh hoạt hơn: Seaway Bill và Telex Release.

Hai thuật ngữ này thường khiến nhiều người mới bước vào ngành logistics dễ nhầm lẫn đặc biệt khi cả hai đều giúp nhận hàng mà không cần xuất trình bản vận đơn gốc. Nhưng về bản chất pháp lý, quy trình và rủi ro, Seaway Bill và Telex Release lại hoàn toàn khác nhau. Hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm cơ bản

1.1. Seaway Bill là gì?

Seaway Bill (viết tắt là SWB) hay còn gọi là Straight Bill of Lading là một vận đơn không thể chuyển nhượng (non-negotiable bill).
Nó không đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ vận tải xác nhận người gửi đã giao hàng cho hãng tàu và hãng tàu có trách nhiệm vận chuyển hàng đến đúng người nhận ghi trên chứng từ.

Nói cách khác, Seaway Bill chỉ mang chức năng bằng chứng vận tải (evidence of contract of carriage) chứ không mang tính “document of title” (chứng từ sở hữu).
Do đó, khi tàu cập cảng đến, người nhận hàng chỉ cần chứng minh là người được ghi tên trên Seaway Bill không cần xuất trình bản gốc để lấy hàng.

1.2. Telex Release là gì?

Telex Release không phải là một loại vận đơn riêng biệt, mà là một hình thức giao nhận hàng dựa trên vận đơn gốc (Original Bill of Lading), nhưng được giải phóng bằng điện tín (telex).

Cụ thể:

- Khi người gửi (shipper) đã nộp lại toàn bộ 3 bản gốc vận đơn cho hãng tàu tại cảng xếp hàng (POL).

- Hãng tàu sẽ gửi một thông báo “Telex Release message” tới đại lý của họ tại cảng đến (POD), xác nhận rằng bộ vận đơn gốc đã được thu hồi, và hàng có thể giao cho người nhận (consignee) mà không cần xuất trình vận đơn gốc.

Telex Release thường được sử dụng khi:

- Hai bên đã thanh toán hoàn tất (không cần đảm bảo quyền sở hữu).

- Hoặc khi thời gian vận chuyển ngắn, hàng hóa cần giao nhanh, tránh chậm trễ do chờ vận đơn gốc chuyển phát.

2. Cấu trúc và thông tin trên Seaway Bill và Telex Release

2.1. Thông tin trên Seaway Bill

Một Seaway Bill thông thường có các mục sau:

- Tên và địa chỉ người gửi hàng (Shipper).

- Tên và địa chỉ người nhận hàng (Consignee).

- Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng (Port of Loading & Port of Discharge).

- Tên tàu, số chuyến (Vessel & Voyage No.).

- Mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước.

- Điều khoản vận chuyển (Freight terms: Prepaid/Collect).

- Số và ngày phát hành (Bill No. / Date).

- Dòng ghi chú: “Non-negotiable Seaway Bill”.

2.2. Thông tin trên Telex Release

Telex Release không có mẫu cố định, mà là thông điệp điện tử hoặc email xác nhận của hãng tàu gửi đến đại lý.
Tuy nhiên, thông tin bắt buộc phải bao gồm:

- Số vận đơn gốc (Original B/L number).

- Tên tàu, hành trình.

- Xác nhận “All Original B/Ls have been surrendered” (tất cả bản gốc đã được thu hồi).

- Hướng dẫn: “Please release cargo to consignee without presentation of original B/L.”

- Ký tên, đóng dấu hoặc email xác nhận từ hãng tàu hoặc đại lý có thẩm quyền.

3. Sự khác biệt giữa Seaway Bill và Telex Release

Tiêu chí	Seaway Bill	Telex Release
Tính pháp lý	Không phải chứng từ sở hữu hàng hóa	Là hình thức giải phóng hàng từ vận đơn gốc
Khả năng chuyển nhượng	Không thể chuyển nhượng	Dựa trên vận đơn gốc có thể chuyển nhượng
Thủ tục nhận hàng	Người nhận chỉ cần chứng minh danh tính	Đại lý hãng tàu nhận được thông báo Telex Release
Tốc độ giao hàng	Rất nhanh, không cần gửi B/L gốc	Nhanh hơn so với gửi vận đơn giấy
Rủi ro	Dễ lộ thông tin người nhận hàng	Cần đảm bảo hãng tàu xác nhận chính xác thông tin Telex Release
Phù hợp với	Hàng hóa nội bộ, đã thanh toán, giao giữa công ty mẹ - con	Giao dịch thương mại thông thường, thanh toán hoàn tất

4. Khi nào nên sử dụng Seaway Bill và Telex Release?

4.1. Trường hợp nên sử dụng Seaway Bill

Seaway Bill lý tưởng cho các tình huống sau:

- Giao dịch không yêu cầu chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.

- Hàng hóa có chu kỳ vận chuyển ngắn (ví dụ: Singapore – Việt Nam, Hàn Quốc – Việt Nam).

- Hàng gửi giữa các công ty trong cùng tập đoàn.

- Các đơn hàng FOB, CIF mà thanh toán đã hoàn tất hoặc tín nhiệm cao.

Ví dụ:
Công ty mẹ ở Nhật Bản gửi linh kiện về cho chi nhánh tại Việt Nam, đã thanh toán nội bộ → chỉ cần Seaway Bill là đủ.

4.2. Trường hợp nên sử dụng Telex Release

Telex Release phù hợp với:

- Hàng hóa đã thanh toán đủ trước khi giao hàng.

- Shipper và consignee đã có quan hệ tin cậy.

- Cần giao hàng nhanh, không kịp gửi vận đơn gốc.

- Các tuyến vận chuyển ngắn ngày như nội Á, hoặc khi chứng từ gốc đến chậm hơn tàu.

Ví dụ:
Một lô hàng nông sản từ Hải Phòng đi Bangkok, thời gian vận chuyển chỉ 2 ngày. Nếu gửi vận đơn gốc, hàng sẽ đến trước khi chứng từ đến khi đó Telex Release là giải pháp tối ưu.

Xem thêm: Bí quyết chốt đơn xuất nhập khẩu giúp bạn bứt phá doanh số

5. Quy trình phát hành và sử dụng

5.1. Quy trình phát hành Seaway Bill

- Shipper cung cấp thông tin booking cho hãng tàu.

- Hãng tàu phát hành Seaway Bill (non-negotiable) sau khi hàng được xếp lên tàu.

- Bản Seaway Bill được gửi bằng file PDF hoặc điện tử qua email cho shipper và consignee.

- Khi hàng đến, người nhận chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân (hoặc mã tracking) để nhận hàng.

5.2. Quy trình phát hành Telex Release

- Hãng tàu phát hành Original B/L (3 bản gốc) sau khi hàng lên tàu.

- Shipper gửi bản gốc cho hãng tàu và yêu cầu Telex Release.

- Hãng tàu xác nhận “Surrendered” và thông báo cho đại lý tại cảng đến.

- Đại lý tại POD sẽ giải phóng hàng cho người nhận mà không cần trình B/L gốc.

- Trên hệ thống, vận đơn sẽ được ghi chú: “Telex Released” hoặc “Surrendered”.

6. Ưu điểm và nhược điểm của từng hình thức

Seaway Bill

Ưu điểm:

- Tiết kiệm thời gian, không cần gửi B/L gốc.

- Không lo thất lạc chứng từ.

- Giảm chi phí chuyển phát nhanh quốc tế.

- Thuận tiện cho giao dịch nội bộ, thanh toán trước.

Nhược điểm:

- Không kiểm soát được quyền sở hữu hàng hóa (nếu người mua chưa thanh toán).

- Không phù hợp với giao dịch có yếu tố rủi ro thanh toán

- Một số ngân hàng không chấp nhận Seaway Bill trong L/C.

Telex Release

Ưu điểm:

- Giữ được giá trị pháp lý của vận đơn gốc.

- Giải phóng hàng nhanh mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.

- Hạn chế rủi ro chậm trễ do gửi chứng từ.

Nhược điểm:

- Có thể bị giả mạo nếu không xác minh kỹ hãng tàu.

- Phát sinh phí “Telex Release Fee”.

- Cần sự đồng thuận và tin cậy cao giữa hai bên.

7. Các rủi ro thường gặp và cách phòng tránh

Đối với Seaway Bill

- Nếu người nhận hàng chưa thanh toán, việc giao hàng theo Seaway Bill có thể khiến người bán mất quyền kiểm soát.

- Để hạn chế rủi ro, chỉ sử dụng Seaway Bill khi đã nhận được 100% thanh toán hoặc hợp đồng nội bộ tin cậy.

Đối với Telex Release

- Rủi ro giả mạo email hoặc tin nhắn Telex Release

- Cần kiểm tra kỹ:

• Email gửi từ domain chính thức của hãng tàu.

• Số vận đơn khớp với lô hàng.

• Xác nhận lại với đại lý ở cảng đến trước khi giao hàng.

8. Kinh nghiệm thực tế từ doanh nghiệp

Từ thực tiễn tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam:

- Khi xuất hàng sang Mỹ, châu Âu, thường vẫn dùng Original B/L vì ngân hàng yêu cầu chứng từ gốc trong thanh toán L/C.

- Khi xuất hàng đi Singapore, Malaysia, Thái Lan, Nhật Bản, doanh nghiệp thường chọn Seaway Bill hoặc Telex Release để tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Một số hãng tàu như Maersk, MSC, CMA CGM, ONE hiện hỗ trợ người dùng chọn trực tiếp loại B/L ngay khi booking, giúp quản lý chứng từ thuận tiện hơn.

Trong thời đại logistics hiện đại, Seaway Bill và Telex Release đang dần trở thành lựa chọn phổ biến thay thế cho vận đơn gốc truyền thống nhờ tốc độ, sự tiện lợi và chi phí thấp. Tuy nhiên, mỗi loại chứng từ đều có ý nghĩa pháp lý khác nhau. Việc hiểu rõ bản chất, ưu – nhược điểm và quy trình áp dụng là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!

 

—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau