Trong xuất nhập khẩu, có một sự thật mà nhiều người chỉ nhận ra sau khi đã va vấp đủ nhiều: Một mẫu thư hỏi hàng viết không tốt có thể khiến bạn mất cơ hội hợp tác, mất lợi thế đàm phán, thậm chí mất tiền ngay từ vòng đầu.
Nhiều người mới bước vào ngành thường nghĩ rằng thư hỏi hàng chỉ đơn giản là “hỏi giá”. Nhưng trong thực tế, thư hỏi hàng là bước đặt nền móng cho toàn bộ giao dịch thương mại quốc tế, từ báo giá, đàm phán, ký hợp đồng cho đến giao hàng và thanh toán.
Bài viết này không chỉ cung cấp mẫu thư hỏi hàng chuẩn xuất nhập khẩu, mà còn chia sẻ kinh nghiệm thực tế, bài học nghề và những sai lầm phổ biến để bạn có thể viết đúng ngay từ đầu, tránh trả giá bằng thời gian và chi phí. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Thư hỏi hàng là gì? Vì sao mẫu thư hỏi hàng lại quan trọng đến vậy?
Thư hỏi hàng (Inquiry Letter) là văn bản chính thức do bên mua gửi cho bên bán nhằm thu thập thông tin liên quan đến hàng hóa và điều kiện giao dịch.
Tuy nhiên, trong thực tế, thư hỏi hàng còn mang nhiều vai trò hơn thế:
- Là lời chào đầu tiên giữa hai doanh nghiệp
- Là căn cứ để báo giá và so sánh nhà cung cấp
- Là tín hiệu cho đối tác biết bạn nghiêm túc hay chỉ hỏi cho biết
- Là bước khởi đầu của đàm phán thương mại
Bài học thực tế: Nhiều nhà cung cấp quốc tế chỉ ưu tiên trả lời những thư hỏi hàng rõ ràng, có định hướng và thể hiện tiềm năng hợp tác lâu dài. Những email quá sơ sài thường bị bỏ qua hoặc trả lời rất hời hợt.
2. Sự khác biệt giữa thư hỏi hàng “cho có” và thư hỏi hàng chuyên nghiệp
| Thư hỏi hàng kém hiệu quả | Thư hỏi hàng chuyên nghiệp |
|---|---|
| Hỏi chung chung | Nêu rõ nhu cầu |
| Không có số lượng | Có kế hoạch mua |
| Không nhắc điều kiện giao hàng | Xác định rõ Incoterms |
| Không thể hiện tiềm năng | Hướng tới hợp tác lâu dài |
3. Cấu trúc chuẩn của một mẫu thư hỏi hàng trong xuất nhập khẩu
Một mẫu thư hỏi hàng đúng chuẩn thường gồm 6 phần. Nhưng điều quan trọng không nằm ở việc đủ phần, mà là cách bạn viết từng phần như thế nào.
3.1. Phần mở đầu: Đừng xem nhẹ 3 dòng đầu tiên
Phần mở đầu nên:
- Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp
- Nêu rõ bạn biết đến đối tác từ đâu
- Thể hiện sự tôn trọng
Kinh nghiệm: Không nên viết quá dài phần giới thiệu. Đối tác quan tâm đến bạn muốn mua gì, không phải lịch sử công ty bạn.
3.2. Mô tả sản phẩm: Càng rõ, báo giá càng sát
Đây là phần quan trọng nhất trong mẫu thư hỏi hàng. Bạn cần nêu rõ: Tên sản phẩm, chất liệu, quy cách, kích thước, tiêu chuẩn chất lượng, ứng dụng
Bài học thực tế: Rất nhiều người mới nhận được báo giá “rất rẻ”, nhưng khi hàng về mới phát hiện sai chất liệu, sai tiêu chuẩn, vì ngay từ thư hỏi hàng đã không nói rõ. Thư hỏi hàng càng chi tiết, rủi ro càng thấp.
3.3. Số lượng – yếu tố quyết định mức giá
Nhiều người ngại nêu số lượng vì sợ bị “ép đơn”. Thực tế thì ngược lại.
Bạn nên: Nêu số lượng dự kiến cho đơn đầu, hỏi MOQ, đề cập khả năng đặt hàng định kỳ
Kinh nghiệm nghề: Nhà cung cấp sẵn sàng giảm giá mạnh nếu thấy tiềm năng hợp tác lâu dài.
3.4. Điều kiện giao hàng: Đừng để mơ hồ
Cần nêu rõ: Incoterms mong muốn (FOB, CIF, EXW…), cảng đi – cảng đến, thời gian giao hàng
Bài học xương máu: Không làm rõ điều kiện giao hàng trong thư hỏi hàng có thể khiến bạn: So sánh sai báo giá, đánh giá nhầm nhà cung cấp, phát sinh chi phí logistics ngoài dự kiến
3.5. Điều kiện thanh toán: Càng sớm càng tốt
Ngay từ thư hỏi hàng, bạn nên hỏi: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, có chấp nhận điều kiện linh hoạt hay không. Đây là yếu tố liên quan trực tiếp đến dòng tiền, không thể xem nhẹ.
3.6. Lời kết: Thể hiện tư duy hợp tác
Một lời kết tốt không chỉ là lịch sự, mà còn: Thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài, mở đường cho đàm phán tiếp theo
Xem thêm: Vì sao nhiều doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu vẫn loay hoay - khó mở rộng thị trường
4. Mẫu thư hỏi hàng tiếng Anh – áp dụng thực tế
Mẫu chuẩn, dễ dùng cho người mới
Subject: Inquiry for Product Details and Quotation
Dear Sir/Madam,
We are a company based in Vietnam, specializing in importing [product category].
We are interested in your products and would like to request a quotation with detailed information including specifications, unit price, MOQ, delivery time, payment terms, and shipping terms.
Our estimated order quantity is [quantity].
We look forward to your reply.
Best regards,
[Name]
5. Những sai lầm phổ biến khi viết mẫu thư hỏi hàng
Hỏi giá nhưng không hỏi điều kiện =>Giá nhận được không có giá trị so sánh
Sao chép cùng một mẫu gửi hàng loạt =>Đối tác đánh giá thiếu nghiêm túc
Không follow-up =>Mất cơ hội hợp tác dù đối tác có thiện chí
Bài học thực tế: Rất nhiều hợp đồng được ký sau email follow-up, không phải email đầu tiên.
6. Kinh nghiệm nâng cao: Viết thư hỏi hàng để chiếm lợi thế đàm phán
- Không hỏi giá thấp ngay từ đầu
- Thể hiện mình hiểu thị trường
- Đặt câu hỏi mở để đối tác tư vấn
Thư hỏi hàng tốt là thư giúp bạn nắm quyền chủ động.
7. Mẫu thư hỏi hàng kỹ năng bắt buộc với người học xuất nhập khẩu
Nếu bạn: Là sinh viên XNK, người trái ngành, người mới đi làm. Thì việc viết thành thạo mẫu thư hỏi hàng chính là: Bước đầu bước vào nghề, cách nhanh nhất để hiểu logic giao dịch quốc tế
Một mẫu thư hỏi hàng không chỉ là văn bản hành chính, mà là sự kết tinh của tư duy thương mại, hiểu biết logistics và kỹ năng giao tiếp quốc tế. Người làm xuất nhập khẩu giỏi là người viết thư hỏi hàng rõ ràng, có chiến lược và có tầm nhìn dài hạn. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau