Trong hoạt động thương mại quốc tế, nhiều doanh nghiệp chỉ thực sự quan tâm đến chi phí xuất nhập khẩu khi lô hàng đã hoàn tất hoặc khi phát sinh vấn đề ngoài dự kiến. Điều này dẫn đến một thực tế khá phổ biến: giá bán không bù nổi chi phí, lợi nhuận bị bào mòn, thậm chí thua lỗ dù doanh số tăng.

Bài viết này tiếp cận chi phí xuất nhập khẩu theo góc nhìn tổng thể và hệ thống, giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất từng nhóm chi phí, mối liên hệ giữa chúng và cách quản lý hiệu quả hơn trong thực tế. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chi phí xuất nhập khẩu – không chỉ là cước vận chuyển

Khi nhắc đến chi phí xuất nhập khẩu, nhiều người thường nghĩ ngay đến cước tàu hoặc cước máy bay. Trên thực tế, đó chỉ là một phần trong tổng chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả.

Chi phí xuất nhập khẩu là tập hợp tất cả các khoản chi liên quan đến việc đưa hàng hóa vượt qua biên giới quốc gia, bao gồm:

- Chi phí chuẩn bị hàng

- Chi phí vận chuyển nội địa và quốc tế

- Chi phí hải quan – thuế

- Chi phí cảng, kho bãi

- Chi phí phát sinh trong quá trình xử lý lô hàng

Việc nhìn nhận chi phí một cách rời rạc sẽ khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tổng thể và dễ bỏ sót các khoản nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên.

2. Vì sao doanh nghiệp thường tính thiếu chi phí xuất nhập khẩu?

Có ba nguyên nhân phổ biến:

Thứ nhất, doanh nghiệp chỉ dựa vào báo giá cước vận chuyển ban đầu, trong khi chưa phân tích kỹ các khoản phí kèm theo.

Thứ hai, thiếu hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu, dẫn đến việc không lường trước các chi phí pháp lý và thủ tục.

Thứ ba, quá phụ thuộc vào bên dịch vụ mà không có kiến thức nền để đối chiếu và kiểm tra.

Chính vì vậy, việc nắm rõ cơ cấu chi phí xuất nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia thương mại quốc tế.

3. Nhóm chi phí chuẩn bị hàng hóa trước khi xuất nhập khẩu

Đây là nhóm chi phí phát sinh ngay từ giai đoạn đầu, trước khi hàng được đưa ra khỏi kho.

3.1. Chi phí đóng gói và bao bì

Tùy theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu, hàng hóa có thể cần:

- Bao bì đạt tiêu chuẩn xuất khẩu

- Nhãn mác theo quy định nước nhập

- Vật liệu bảo vệ hàng hóa khi vận chuyển dài ngày

Chi phí này thường bị đánh giá thấp nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng khi đến nơi.

3.2. Chi phí kiểm tra và chứng nhận

Một số mặt hàng bắt buộc phải:

- Kiểm định chất lượng

- Kiểm tra vệ sinh an toàn

- Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ

Những chi phí này không lớn nhưng mang tính bắt buộc, nếu thiếu sẽ khiến lô hàng không thể thông quan.

4. Chi phí vận chuyển nội địa – nền tảng của chuỗi logistics

Trước khi hàng ra cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp phải chi trả các khoản vận chuyển trong nước.

Bao gồm: Vận chuyển từ kho đến cảng, phí bốc xếp, nâng hạ, phí đóng hàng vào container

Đối với hàng nhập khẩu, chi phí này tiếp tục phát sinh khi hàng được kéo từ cảng về kho. Việc tối ưu vận chuyển nội địa có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể tổng chi phí xuất nhập khẩu.

5. Chi phí vận chuyển quốc tế và các yếu tố tác động

5.1. Cước vận chuyển quốc tế

Cước vận chuyển quốc tế chịu ảnh hưởng bởi:

- Phương thức vận chuyển

- Khoảng cách địa lý

- Tình trạng cung – cầu container

- Biến động thị trường logistics toàn cầu

Doanh nghiệp cần hiểu rằng giá cước không cố định, và có thể thay đổi nhanh chóng theo thời điểm.

5.2. Phụ phí đi kèm cước

Ngoài cước chính, hãng vận chuyển thường thu thêm các khoản phụ phí như:  Phí nhiên liệu, phí mùa cao điểm, phí an ninh. Những khoản này nếu không được thông báo rõ ràng từ đầu sẽ dễ gây hiểu nhầm và tranh cãi giữa các bên.

Xem thêm: Quy trình khai báo hải quan trong thực tế - Các bước doanh nghiệp cần nắm

6. Chi phí tại cảng – điểm giao thoa của nhiều loại phí

Cảng biển và sân bay là nơi tập trung nhiều loại chi phí nhất trong xuất nhập khẩu.

Phí xử lý tại cảng

Bao gồm: Phí xếp dỡ, phí làm lệnh giao hàng, phí chứng từ. Các khoản phí này thường được gọi chung là local charges, và có thể khác nhau giữa từng cảng, từng hãng tàu.

Chi phí lưu kho, lưu container

Khi hàng không được xử lý kịp thời, doanh nghiệp sẽ phải chịu: Phí lưu container, phí lưu bãi. Đây là nhóm chi phí tăng theo thời gian, và có thể trở thành gánh nặng lớn nếu xảy ra chậm trễ kéo dài.

7. Chi phí hải quan và thuế yếu tố pháp lý không thể bỏ qua

Thuế và nghĩa vụ tài chính

Tùy theo loại hàng và mã HS, doanh nghiệp có thể phải nộp: Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, các loại thuế khác theo quy định. Việc khai báo chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tránh được rủi ro truy thu và xử phạt.

Chi phí dịch vụ hải quan

Bao gồm: Phí khai báo tờ khai, phí xử lý hồ sơ, phí kiểm hóa (nếu có). Dù không chiếm tỷ trọng lớn, nhưng đây là chi phí bắt buộc và phát sinh đều đặn.

8. Chi phí phát sinh phần khó dự đoán nhất

Trong thực tế, không có lô hàng nào hoàn toàn không phát sinh. Một số chi phí thường gặp:

- Phí sửa đổi chứng từ

- Phí kiểm tra bổ sung

- Phí phát sinh do thay đổi lịch tàu

Những khoản này thường xuất hiện khi:

- Thiếu kinh nghiệm

- Chuẩn bị hồ sơ chưa kỹ

- Thông tin giữa các bên không thống nhất

9. Vai trò của Incoterms trong việc phân bổ chi phí

Incoterms quy định rõ:

- Ai chịu chi phí ở từng chặng

- Ai chịu rủi ro trong quá trình vận chuyển

Việc lựa chọn Incoterms phù hợp giúp doanh nghiệp:

- Chủ động kiểm soát chi phí

- Tránh tranh chấp trách nhiệm

- Dễ dàng tính toán giá bán

10. Quản lý chi phí xuất nhập khẩu theo tư duy dài hạn

Thay vì chỉ tập trung vào từng lô hàng riêng lẻ, doanh nghiệp nên: Chuẩn hóa quy trình xuất nhập khẩu, lưu trữ dữ liệu chi phí theo thời gian, so sánh và đánh giá hiệu quả các đối tác logistics. Quản lý tốt chi phí xuất nhập khẩu không chỉ giúp tiết kiệm, mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể của doanh nghiệp.

Chi phí xuất nhập khẩu là một hệ thống liên kết chặt chẽ, không tồn tại độc lập từng khoản. Doanh nghiệp càng hiểu rõ cấu trúc chi phí, càng có khả năng: Dự toán chính xác, hạn chế phát sinh, bảo vệ lợi nhuận

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phức tạp, việc trang bị kiến thức đầy đủ về chi phí xuất nhập khẩu không còn là lựa chọn, mà là điều kiện cần để tồn tại và phát triển bền vững. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!